Formation CEECA Outlook – Optimiser son temps de travail et gagner en efficacité
Optimiser son environnement de travail en utilisant des fonctions avancées de sa messagerie
Résumé de la formation
Avec ce cours, vous apprendrez à gagner du temps avec Outlook en optimisant son environnement de travail, et en utilisant des fonctions avancées de sa messagerie, comme par exemple :
– Les mises en forme conditionnelles
– Les dossiers de recherche
– L’utilisation des QuickPart
– La création de modèles de messages
– L’affichage par conversation
S’approprier son espace de travail
Ajouter des boutons d’action dans la barre d’outils accès rapide
Options par défaut à modifier (fichier/option/courrier/volet de lecture/lu au changement de sélection + fermer la fenêtre du message d’origine + options du calendrier)
Les signatures
Créer sa signature personnalisée (méthode avec un modèle Word)
Créer et affecter plusieurs signatures en cas de comptes multiples
Optimiser l’utilisation de sa messagerie
Les options d’envoi (priorité, accusés, différé)
Utiliser les QuickPart pour insérer des blocs répétitifs (ex : politesse, noël)
Créer des modèles de messages (envois répétitifs)
Les contacts
Créer un groupe de contacts
Exporter un contact au format universel vCard
Gérer, classer et trouver son courrier
Courriers indésirables : comment interdire un nom de domaine, points de vigilance
Mise en forme conditionnelle dans la boîte de réception
L’affichage en mode conversation : pourquoi faut-il l’adopter ?
Les actions rapides, création et paramétrages (si temps)
Les règles, paramétrages
Archiver et sauvegarder
Créer et gérer des fichiers de données
(par année d’archivage par exemple)
Quelques raccourcis utiles
Pour passer email en « non lu »
Pour créer rapidement un nouvel email
Attacher rapidement une pièce jointe avec une double fenêtre
Pour envoyer/recevoir
Transformer rapidement un email en RDV