Introduction
Quel profil pour le collaborateur de demain ? Parallèlement à la fonction du dirigeant, les fonctions des collaborateurs évoluent, au même rythme que l’apparition de nouveaux métiers. Chargé de communication, Assistant RH et RRH, Responsable des méthodes, Responsable numérique et informatique ou encore Responsable du développement des missions de conseil sont autant de fonctions supports dont l’importance grandit chaque jour au sein des cabinets, et qui deviendront essentielles pour soutenir le développement des nouvelles activités du cabinet.
Nous nous attardons aujourd’hui sur la fonction de Responsable de méthodes, fonction essentielle au sein du cabinet car garant de l’optimisation des process de production. Celui-ci peut exercer sa profession au sein d’entreprises industrielles, des bureaux d’études ou de sociétés de services. Il a pour mission principale de vérifier la conformité des prestations et de l’usage optimal des outils mis à la disposition des collaborateurs.
Découvrez dans cet article, le profil et les missions du Responsable de méthodes, mais aussi ses compétences et aptitudes attendues.
Champs d’intervention et missions
Les champs d’intervention du responsable de méthodes sont nombreux, voire sans fin selon la taille et les process du cabinet qui sont à traiter. Le responsable des méthodes est aussi, et avant tout, un manager qui, dans ses interventions, veille à l’harmonisation du traitement des dossiers et de la supervision, du respect des process dans les différents champs traités, élabore et pilote des plans d’actions, réalise le déploiement des outils et des méthodes du cabinet. Ce dernier point concerne en partie, et de manière inévitable, le déploiement des applications informatiques et numériques ainsi que l’optimisation de leurs usages et de leur pratique, la transition numérique étant en pleine progression dans les cabinets.
En sa qualité de manager, le responsable des méthodes a un rôle non seulement central, mais aussi pivot dans l’organisation du travail par l’assistance technique qu’il peut proposer à la fois aux dirigeants dans leurs décisions mais aussi aux collaborateurs dans la production.
Il joue ainsi également un rôle non négligeable dans les Ressources Humaines, notamment par son intervention dans les process d’intégration de collaborateurs, d’équipes ou de bureaux pour les agences.
Le responsable des méthodes peut avoir un rôle légal avec par exemple l’application du référentiel normatif, en s’assurant du respect des normes dans le cabinet.
Par son bagage de connaissances, le responsable de méthodes doit également être capable de gérer des process dans des missions très diverses : missions de gestion, production de la paie, production des obligations juridiques, missions sociales, juridiques…
Travaux
Concrètement, voici à quoi peuvent ressembler ces missions et comment peuvent-elle s’appliquer au quotidien.
Le travail du responsable de méthodes débute par le recensement des outils et les affectations des collaborateurs et associés par process. Suite à cela, il y a besoin de formaliser et faire réaliser des plans d’actions avec des objectifs et des délais, courts dans l’idéal. En parallèle, il faut bien entendu organiser des réunions et des formations régulières avec des ordres du jour simples et mesurables.
L’étape suivante concerne l’organisation du plan de formation interne, dédié aux outils et méthodes et donc du recensement des participations, ainsi que l’organisation d’audits internes, autrement dit des entretiens et observations sur le poste de travail.
Ensuite, le responsable des méthodes participe à l’écriture des procédures, des modes d’emploi, de supports internes de formation ou encore de cas et exemples appliqués ; et communique sur les nouveaux moyens mis en œuvre afin d’en faire la promotion, sur des supports appropriés, lors de réunions et d’ateliers de travail.
Indicateurs de l’activité
Il existe de nombreux indicateurs de mesure sur l’activité du responsable de méthodes : le nombre de réunions tenues avec thèmes, effectifs, livre de bord… ; le nombre de sessions de formations ; l’analyse du déploiement des outils, c’est-à-dire l’évaluation du nombre d’usagers par étape de maîtrise : apprentissage, maîtrise de l’outil, capacité à proposer des améliorations… ; des audits de situation et leurs résultats ; le taux d’avancement des plans d’action et le respect des délais dans la mise en place desdits plans.
Responsabilités
La responsabilité du responsable des méthodes est double au sein du cabinet. On l’a dit, sa fonction est transverse et implique une collaboration à la fois avec la direction ainsi qu’avec les équipes.
Vis-à-vis de la direction, le responsable des méthodes doit assurer un reporting régulier des actions réalisées, des dysfonctionnements et des solutions possibles, évaluer l’efficacité des process et faire des propositions d’améliorations.
Auprès des équipes, il doit pouvoir aider ces dernières à appréhender les process, les outils et les méthodes mais il doit aussi s’assurer du respect de ces process dans l’intérêt collectif. Enfin, un reporting est ici requis concernant les performances desdits process mis en place en concertation avec les collaborateurs.
Compétences
Le responsable des méthodes, par ses fonctions et responsabilités multiples, se doit d’être un « couteau-suisse » professionnel aux compétences toutes aussi multiples et transverses.
Ses compétences concernent tout d’abord le cabinet au sens général. Cela passe par la maîtrise des process de production et des outils associés ainsi que de la connaissance de la « doctrine » du cabinet, mais aussi savoir adopter les éléments d’une démarche qualité, c’est-à-dire les réclamations, les incidents, les actions correctrices jusqu’aux améliorations des procédures.
Des compétences de bases, sans être basiques, sont également attendues, comme connaître les méthodes de pilotage de projet, savoir présenter simplement des process avec outils attractifs ou encore des connaissances informatiques.
Enfin, il est nécessaire d’avoir des connaissances techniques dans le domaine traité, que ce soit en comptabilité et fiscalité, en gestion de la paie et du social ou encore dans des missions juridiques récurrentes par exemple.
Aptitudes
Au-delà des compétences, véritables savoir-faire ou hard-skills en anglais, le responsable des méthodes doit aussi posséder tout un panel d’aptitudes ou de soft-skills. Toutes les qualités d’un bon manager sont requises : être force de proposition et pro actif, être pédagogue et savoir entraîner les collaborateurs dans les projets avec empathie, avoir une aisance relationnelle en interne tant avec les dirigeants qu’avec les collaborateurs, savoir convaincre et être patient, avoir un esprit d’analyse et de synthèse, ce dernier point ne pouvant être séparé d’un profond sens de la communication.
Profil
Le profil du (futur) responsable de méthodes doit répondre à plusieurs critères. Jusqu’à maintenant, il a été en situation de produire dans un cabinet, possède une formation technique et pratique sur les métiers, sur la gestion de projets ainsi que sur les outils.
Dans tous les cas, même issu d’un autre univers que l’expertise-comptable, le responsable de méthodes doit être motivé par la profession avec des appétences techniques comptables, fiscales ou juridiques, ainsi qu’être apprenant et innovant, ouvert, et désireux de s’épanouir dans une posture de liaison entre la direction et les collaborateurs, entre des besoins et des attentes différentes mais toujours par rapport à des objectifs communs.
Conclusion
Le rôle du responsable des méthodes est sans fin, dont les limites sont à fixer en fonction des moyens, des besoins et des attentes du cabinet, et qui sera à développer à plus long terme en élargissant progressivement ses fonctions.
Ce poste est en constante interaction avec toutes les instances du cabinet, relais essentiel entre la direction et les collaborateurs, en lien permanent avec la démarche qualité et est au cœur du développement de nouveaux services aux clients.
Intrinsèquement lié aux fonctions informatiques, il est inévitablement en lien avec la transition numérique. Enfin, la responsabilité de cette fonction est valorisée et valorisante, et est une évolution de carrière possible pour un collaborateur formateur et innovant.
Pour aller plus loin
La formation : Mettre en œuvre une fonction « Responsable des méthodes »